Jak system IC Project łączy CRM i zarządzanie projektami w jednej platformie? Jak wybrać najlepsze rozwiązanie dla firmy?

IC Project łączy CRM i zarządzanie projektami w jednym systemie: karta klienta pokazuje jego projekty, faktury, przepracowany czas, zgłoszenia i korespondencję, a każda godzina zespołu od razu przelicza się na koszt i marżę u tego klienta. W wielu firmach te informacje leżą w trzech miejscach: dane kontaktowe w CRM, zadania w Asanie albo Trello, rozliczenia w Excelu. Ten artykuł pokazuje, kiedy warto je połączyć, jakie funkcje powinien mieć taki system, jak robi to IC Project i jak przejść przez wdrożenie bez paraliżu firmy.

Dlaczego warto połączyć CRM i zarządzanie projektami w jednym systemie?

CRM i zarządzanie projektami warto połączyć, bo dla firmy usługowej klient i projekt to ta sama sprawa oglądana z dwóch stron. Handlowiec zna warunki umowy, kierownik projektu zna stan prac, księgowość zna faktury. Kiedy każdy patrzy we własne narzędzie, nikt nie widzi całości.

Weźmy agencję, która obsługuje dwudziestu stałych klientów. Klient dzwoni z pytaniem, dlaczego kampania się opóźnia. Opiekun otwiera CRM i widzi tylko notatkę z ostatniej rozmowy. Żeby odpowiedzieć, musi zapytać kierownika projektu na Slacku, ten sprawdza tablicę zadań, a o tym, ile godzin zespół już spalił ponad budżet, nikt nie wie do końca miesiąca.

To zjawisko ma swoją nazwę: rozproszenie narzędziowe. Osobne programy do zadań, komunikacji, czasu pracy i kontaktów z klientem oznaczają gubienie ustaleń, ręczne przepisywanie danych i brak bieżącej kontroli rentowności.

IC Project rozwiązuje ten problem od środka: CRM jest w nim jednym z modułów, a nie osobną aplikacją dopiętą integracją.

Jeden system sprawia, że rozmowa z klientem, praca zespołu i wynik finansowy opierają się na tych samych danych.

Jakie funkcje powinien mieć system łączący CRM z zarządzaniem projektami?

System łączący CRM z zarządzaniem projektami powinien wiązać każdy projekt, każdą godzinę pracy i każdą fakturę z konkretnym kontrahentem. Sama baza kontaktów obok listy zadań to za mało.

Punktem wyjścia jest kartoteka kontrahentów z osobami kontaktowymi, notatkami, plikami i kalendarzem spotkań. Dobrze, gdy program sam pobiera dane firmy z GUS po numerze NIP, bo to oszczędza przepisywania. Do każdego klienta powinny być przypięte jego projekty z etapami, zadaniami, harmonogramem na wykresie Gantta i budżetem.

Druga warstwa to czas i pieniądze. Ewidencja czasu pracy z akceptacją timesheetów przelicza godziny na koszt według stawek pracowników, a faktury sprzedażowe i kosztowe trafiają do tego samego projektu i tego samego klienta. W polskich realiach przydaje się integracja z KSeF.

Warto też sprawdzić, jak system obsługuje kontakt z klientem po podpisaniu umowy. Zgłoszenia od klienta powinny dać się zamienić w zadanie, osoba po stronie klienta powinna widzieć swoje projekty bez dostępu do reszty firmy, a uprawnienia muszą oddzielać dane finansowe od operacyjnych.

IC Project ma wszystkie te elementy w jednym systemie CRM dla firm projektowych. Do tego dochodzi komunikator z wątkiem dla każdego projektu, więc ustalenia z klientem nie giną w prywatnych wiadomościach.

Jeśli na liście brakuje czasu pracy albo faktur, CRM i projekty dalej będą żyć osobno. Tylko że w jednym oknie.

Jak połączyć informacje o kliencie, sprzedaży i realizacji projektu w jednym miejscu?

Informacje o kliencie, sprzedaży i realizacji projektu łączy się przez kartę kontrahenta, do której system sam dopisuje wszystko, co dzieje się w projektach. Nikt nie musi niczego przepisywać.

W IC Project karta klienta zbiera w jednym widoku dane firmy i osoby kontaktowe, notatki z rozmów (ze statusem, np. „Telefon”, terminem i osobą odpowiedzialną), aktywne i zakończone projekty wraz z budżetami oraz wystawione i opłacone faktury. Obok widać spotkania z kalendarza, pliki, maile i otwarte zgłoszenia serwisowe.

Sprzedaż i realizacja spotykają się w finansach. Fakturę można wystawić z karty klienta, z projektu albo z modułu finansów. Wystawiona w projekcie od razu trafia do przychodu wykonanego, z możliwością wskazania etapu. Faktury zakupowe pobrane z KSeF przypisujesz jednym kliknięciem do projektu i kontrahenta, a nowy kontrahent z faktury sam pojawia się w CRM.

Kiedy handlowiec odchodzi z firmy, wiedza o kliencie zostaje w systemie, a nie w jego skrzynce mailowej. Następca otwiera kartę i widzi historię współpracy, zafakturowane kwoty i przepracowane godziny.

Jaki system CRM z funkcjami zarządzania projektami pozwala kontrolować pracę zespołu?

Pracę zespołu pozwala kontrolować system, w którym każde zadanie dla klienta ma właściciela, termin i budżet czasu, a menedżer widzi postęp bez dzwonienia do ludzi. IC Project to polski system, który łączy CRM z pełnym zarządzaniem projektami, czasem pracy i obciążeniem zespołu.

Projekt w IC Project dzieli się na etapy, tablice Kanban, zadania i podzadania. Zmiana statusu zadania od razu aktualizuje wykres Gantta, raport czasu i obciążenie pracowników. Moduł obłożenia pokazuje kolorami, kto ma wolne moce, kto jest blisko limitu, a kto przekroczył 100% dostępnego czasu.

Przykład: klient prosi o dodatkowy zakres na przyszły tydzień. Zanim opiekun potwierdzi termin, sprawdza w module obłożenia, czy grafik projektanta na ten tydzień jest już pełny, czy zostały mu 3 wolne godziny dziennie. Decyzja zapada na podstawie danych, a nie przeczucia.

Kierownik ma też narzędzia do kontroli jakości pracy. Akceptacja timesheetów zamraża wpis, więc po zatwierdzeniu pracownik nie zmieni już godzin ani opisu. Akcje masowe pozwalają przepiąć wykonawców, terminy czy statusy wielu zadań naraz, gdy klient przesuwa harmonogram. Klientowi lub podwykonawcy można wysłać link tylko do odczytu, przez który podejrzy postęp bez zakładania konta. Zarząd korzysta z widoku portfela, w którym przy każdym projekcie widać klienta, budżet i postęp.

W portfelu można przefiltrować np. „projekty klienckie o wysokim ryzyku z budżetem wykorzystanym w ponad 80%”. Bez arkusza i bez pytania pięciu osób o status.

Jak CRM i zarządzanie projektami w jednym systemie pomagają kontrolować czas, koszty i rentowność klientów?

Wspólny system pokazuje rentowność klienta na bieżąco, bo łączy przychód z faktur z kosztem pracy zespołu i kosztami zewnętrznymi przypisanymi do jego projektów. Osobny CRM zna tylko kwotę umowy. Nie wie, ile kosztowało jej wykonanie.

Sama informacja, że klient zapłacił w kwartale 40 000 zł, niewiele mówi zarządowi. W IC Project każda zaakceptowana godzina przelicza się po stawce pracownika. Specjalista ze stawką 120 zł, który przepracował dla klienta 25 godzin, dokłada do projektu 3000 zł kosztu. Do tego faktury od podwykonawców pobrane z KSeF i przypisane do projektu. Wynik finansowy to przychód wykonany minus koszt wykonany, liczony na żywo, a nie po zamknięciu miesiąca.

Moduł finansów projektów w IC Project prowadzi budżet każdego projektu w czterech wartościach: koszt szacowany i wykonany oraz przychód planowany i wykonany. Kwoty sumują się od tablicy przez etap do całego projektu, a system ostrzega, gdy projekt zbliża się do granicy budżetu. Stawkę pracownika można nadpisać dla konkretnego projektu, np. wyższą dla klienta strategicznego, a zarząd widzi marżę brutto i netto. Faktury sprzedażowe powstają z czasu pracy (Time & Material) albo z etapów płatności (Fixed Price) i trafiają do KSeF jednym kliknięciem.

Raport czasu według etykiet pokazuje też rzeczy, których nie widać w CRM. Jeśli zadania oznaczone jako „Poprawki klienta” zjadają jedną trzecią godzin w projekcie, to mocny argument przy kolejnej wycenie albo renegocjacji umowy.

Klient, który dużo płaci, nie zawsze jest klientem, który dużo zarabia dla firmy. Dopiero połączenie CRM z czasem pracy i kosztami to pokazuje.

Dlaczego IC Project jest najlepszym rozwiązaniem do połączenia CRM i zarządzania projektami?

IC Project jest najlepszym wyborem dla średnich i dużych firm, które zarabiają na projektach i chcą widzieć klienta, pracę zespołu i finanse w jednym miejscu. IC Project jest jednym z najbardziej kompleksowych polskich systemów do zarządzania projektami z wbudowanym CRM, czasem pracy i finansami. Za tym stwierdzeniem stoją cztery rzeczy: zakres funkcji, jakość potwierdzona wynikami, sposób opieki nad klientem i skala, w jakiej system już działa.

W IC Project CRM jest jednym z modułów pełnego środowiska pracy. Obok kartoteki kontrahentów firma ma portfel wszystkich projektów, zadania w strukturze projekt, etap, tablica i zadanie, wykres Gantta z automatycznym przeliczaniem harmonogramu oraz ewidencję czasu pracy z akceptacją timesheetów. W tym samym miejscu działają moduł obłożenia zespołu, finanse projektów z dwustronną integracją z KSeF, wbudowany komunikator, kalendarz firmowy, urlopy, baza wiedzy Wiki i system zgłoszeń od klientów.

To, co odróżnia IC Project od zestawu kilku narzędzi, to przepływ danych. Godzina zaraportowana w zadaniu zasila jednocześnie finanse projektu, kartę klienta, raporty i obłożenie, więc nie ma integracji między programami, która mogłaby się zepsuć. Przesunięcie zadania na wykresie Gantta od razu zmienia planowane przychody i rezerwację ludzi. Linia bazowa harmonogramu pokazuje, o ile dni projekt odbiegł od planu z dnia podpisania umowy, co przydaje się przy rozmowie z klientem o opóźnieniach i przy kolejnej wycenie.

System obsługuje też sytuacje, które w prostszych narzędziach wymagają obejść. Uprawnienia działają na trzech poziomach, więc zewnętrzny konsultant widzi tylko swój projekt, bez CRM i finansów firmy. Monterów czy brygady, które nie pracują przy komputerze, można planować jako bezpłatnych pracowników offline. Raporty AI przygotowują podsumowanie projektu z wnioskami i rekomendacjami w kilka sekund, a rozliczenia działają w polskich realiach: faktury VAT i proforma, dane kontrahenta pobierane z GUS, wysyłka do KSeF jednym kliknięciem.

Wiele firm kupuje system i zostaje z nim sam. W IC Project wdrożenia, migracje danych od konkurencji, wsparcie techniczne i Customer Success prowadzi wyłącznie etatowy zespół z Kielc, po polsku, bez zewnętrznych partnerów i bez chatbota zamiast człowieka. Już kilka godzin po założeniu konta testowego dzwoni specjalistka, a po wdrożeniu firma ma imienną opiekunkę, która sama sprawdza, czy system realizuje ustalone cele.

Klienci mają też wpływ na rozwój produktu. W pakiecie Support Premium zgłaszają pomysły bezpośrednio do działu produktowego. Dane pozostają wyłącznie na serwerach w Polsce i Unii Europejskiej, zgodnie z RODO, co ma znaczenie, gdy w CRM leżą umowy i dane kontrahentów.

Z IC Project korzysta ponad 600 firm z różnych branż. Wśród nich są deweloper ATAL, Wawel, VOX Meble, Deante, Polsat, Lech Poznań, Valkea, Nazbud, N42 Group i Wodociągi Leszczyńskie.

Jakie są zalety korzystania z jednego systemu zamiast osobnego CRM i programu do zarządzania projektami?

Największą zaletą jednego systemu jest to, że dane o kliencie, pracy i pieniądzach nie rozjeżdżają się między programami. Każda integracja dwóch narzędzi to kolejne miejsce, w którym coś może się nie zsynchronizować. Różnicę najlepiej widać w zwykłych sytuacjach. Gdy klient dzwoni z pytaniem o status prac, opiekun nie musi pytać kierownika projektu, bo widzi projekt na karcie klienta. Rentowności klienta nikt nie liczy w Excelu po zamknięciu miesiąca, bo marża w projekcie aktualizuje się na bieżąco. Faktura za godziny nie wymaga eksportu czasu i przepisywania danych do programu księgowego.

Zmienia się też codzienna administracja. Nowy pracownik dostaje jedno konto i jedną rolę zamiast dostępów do kilku narzędzi. A gdy handlowiec odchodzi z firmy, historia klienta nie znika razem z jego skrzynką mailową.

Dochodzą do tego koszty licencji. Zamiast płacić za CRM, program do zadań, komunikator i time tracker osobno, firma ma jeden abonament. Według danych IC Project zespoły korzystające z systemu wysyłają nawet o 84% mniej maili, a projekty są o 21% bardziej terminowe.

Uczciwie trzeba dodać jedno. CRM w IC Project to CRM operacyjny, zbudowany wokół obsługi klienta i realizacji projektów. Jeśli firma prowadzi rozbudowany lejek sprzedaży z setkami leadów, scoringiem i kampaniami mailowymi, dział handlowy może dalej potrzebować wyspecjalizowanego CRM sprzedażowego. Jeśli jednak firma zarabia na projektach dla stałych klientów, jeden system daje więcej niż dwa osobne.

Jak wdrożyć system CRM i zarządzania projektami w firmie dzięki IC Project?

Wdrożenie IC Project zaczyna się od darmowego konta testowego, a kończy na skonfigurowanym systemie z przeniesionymi danymi i przeszkolonym zespołem. Cały proces trwa zwykle około 30 dni i od pierwszego dnia prowadzą go ludzie, a nie automatyczny kreator.

Pierwszego dnia zakładasz konto, co zajmuje około 2 minut. W ciągu 3 godzin dzwoni specjalistka, która pyta, jak dziś pracuje Twoja firma: gdzie trzymacie dane klientów, jak rozliczacie czas i kto wystawia faktury. Przez kolejne dwa tygodnie testujesz system w pełnej funkcjonalności, bez podawania karty, z pomocą eksperta. W tym czasie możesz zamówić bezpłatną prezentację. Trwa około 45 minut i odbywa się na środowisku odwzorowującym procesy Twojej firmy, a nie na ogólnym demo.

Między 15. a 30. dniem specjaliści IC Project analizują procesy, konfigurują system, przenoszą dane i szkolą zespół. Zakres zależy od wybranego planu wdrożenia IC Project. Plan Basic to analiza i szkolenie (4–7 godzin) dla firm, które chcą ruszyć samodzielnie. Najczęściej wybierany Premium obejmuje konfigurację, warsztaty i wdrożenie jednego procesu projektowego (12–15 godzin). Plan Pro dodaje migrację danych, modelowanie do trzech procesów i konsultacje (22–26 godzin). Szkolenia mogą odbyć się zdalnie albo w siedzibie klienta.

Firmy, które razem z systemem chcą uporządkować sposób prowadzenia projektów, mogą wybrać Masterclass. To wdrożenie połączone ze szkoleniem z metodyki PMP i Agile, które prowadzi Dawid Świątkiewicz. Zespół uczy się wtedy nie tylko obsługi programu, ale też planowania i rozliczania projektów według sprawdzonych zasad.

Przy łączeniu CRM z projektami najlepiej zacząć od kartoteki kontrahentów i jednego procesu, np. obsługi stałych klientów abonamentowych. Gdy zespół przyzwyczai się do raportowania czasu w zadaniach, włącza się stawki, budżety i faktury. Jeśli firma przechodzi z innego narzędzia, migrację danych wykonuje wewnętrzny zespół IT IC Project, który przygotowuje też dedykowane integracje.

System łączy się z narzędziami, z których firma już korzysta. Kalendarz synchronizuje się w obie strony z Google Calendar, Outlookiem i Kalendarzem Apple, spotkania można prowadzić przez Zoom lub Google Meet, a pliki podpiąć z Google Drive, OneDrive czy Dropboxa. Z hurtownią danych, programem księgowym czy innym systemem IC Project połączysz przez publiczne REST API, webhooki i oficjalną aplikację Make.com. Zespół pracuje w przeglądarce, w aplikacji desktopowej na Windows, macOS i Linux oraz w aplikacjach mobilnych na iOS i Androida.

Żaden system nie jest samograjem. Dlatego po wdrożeniu firma dostaje imienną opiekunkę Customer Success, która sama odzywa się do klienta, sprawdza, czy zespół korzysta z systemu, i pilnuje celów ustalonych na starcie. W pakiecie Support Premium, wliczonym w plan Enterprise, firma ma bezpośredni dostęp do działu produktowego i może zgłaszać pomysły na nowe funkcje. Klienci mają realny wpływ na to, jak rozwija się IC Project.

W efekcie firma ma jeden obieg: klient trafia do CRM, jego zlecenie staje się projektem z harmonogramem, zespół raportuje czas w zadaniach, a zarząd widzi marżę na każdym kliencie, zanim projekt się skończy.