Jak zorganizować duże wydarzenie szkoleniowe, aby zakończyło się szeroko pojętym sukcesem? Jednym z wielu aspektów, które należy wziąć pod uwagę podczas tworzenia takiego eventu, jest aranżacja przestrzeni. Od tego, czy sala szkoleniowa będzie sprzyjała zdobywaniu wiedzy, a miejsce wypoczynku pomagało w networkingu oraz regeneracji w czasie przerw, zależy, czy wydarzenie zostanie dobrze odebrane.
Co wpływa na wybór miejsca oraz wynajem mebli na eventy?
Żeby móc skutecznie zaadaptować otoczenie eventowe, trzeba najpierw wiedzieć, kto będzie z niego korzystał. Jeszcze zanim zdecydujesz się na wynajęcie sali i wypożyczenie mebli, musisz ustalić, chociażby ile osób ma wziąć udział w Twoim wydarzeniu. Przyda się również wstępny program, kosztorys czy charakterystyka uczestników (czyli, czy będą to studenci, czy właściciele świetnie prosperujących biznesów). Wszystkie te elementy są ze sobą powiązane, dlatego warto je dobrze przemyśleć jeszcze przed podjęciem jakichkolwiek działań. Pominięcie tego etapu może bowiem skutkować brakiem lub niedostatecznym zainteresowaniem Twoim wydarzeniem. Przykładowo, jeśli ustalisz za wysoką cenę udziału w szkoleniu, może być ono poza zasięgiem niepracujących studentów. Z kolei dla przedsiębiorcy niski koszt uczestnictwa może być minusem i świadczyć o małej wartości planowanych prelekcji.
Kiedy przemyślałeś już całą koncepcję, możesz przejść do wyboru miejsca. Zazwyczaj trzeba je zarezerwować ze znacznym wyprzedzeniem, więc nie zwlekaj z tym zbyt długo. Odpowiednio wczesne wynajęcie sali pozwoli szczegółowo zaplanować jej adaptację, załatwić sprzęt nagłośnieniowy, wynajem stolików koktajlowych na przekąski w przerwie czy wydruk odpowiedniej ilości materiałów promocyjnych. Rozejrzyj się za firmą, która oferuje wyposażenie oraz wsparcie w jego rozstawieniu zgodnie z Twoją wizją.
Wypożyczenie mebli na szkolenie – koncepcja
Pamiętaj, że w zależności od tego, kim są uczestnicy Twojego szkolenia, mogą mieć oni różne potrzeby. Wysoko postawiony kierownik firmy z pewnością zwróci dużo większą uwagę na otoczenie niż młody praktykant, który załapał się na darmowe wydarzenie dofinansowane z budżetu miasta. Jeśli event odbywa się w pięciogwiazdkowym hotelu, powinieneś zadbać, żeby również zapewniony przez Ciebie wystrój był „z najwyższej półki”. Dobrze by było, abyś miał już własną koncepcję tego, jak zaadaptować przestrzeń. Wypożyczalnia mebli na eventy to idealne miejsce – doradzą Ci tam jakie elementów wyposażenia warto wybrać oraz je odpowiednio je rozstawić.
Zastanów się nad takimi kwestiami jak to, czy w agendzie będzie przerwa obiadowa, czy planowane są jedynie przekąski pomiędzy kolejnymi prelekcjami. Jakiego typu szkolenie organizujesz? Czy uczestnicy będą wyłącznie słuchać prowadzącego wykład, czy może przewidziana jest część praktyczna? W zależności od tego typu czynników aranżacja przestrzeni będzie inna. Zawsze jednak kluczowe będzie połączenie funkcjonalności z estetyką. Przemyśl zatem, co możesz zrobić w tej kwestii.
Wynajem multimediów a odbiór wydarzenia
Nie ma dobrego szkolenia bez odpowiedniego sprzętu. Jakość obsługi technicznej decyduje chociażby o tym, czy prelegenci będą słyszani. Jeśli zatem nie zadbasz o wynajem multimediów oraz nie zatrudnisz wykwalifikowanej ekipy do ich obsługi, może się okazać, że cały Twój wysiłek pójdzie na marne. Dobór oświetlenia, mikrofonów, nagłośnienia itp. będzie oczywiście zależał od wielkości pomieszczenia, w którym odbędą się warsztaty i prelekcje. Jeśli nie masz doświadczenia w kwestii sprzętu, warto poprosić o radę firmę specjalizującą się w wypożyczaniu urządzeń. Dobrym wyjściem jest również zapytanie eksperta, którego planujesz zatrudnić do czuwania nad sprzętem w dniu wydarzenia.
Wynajem mebli na eventy czy zapewnienie sprzętu oraz zaplecza technicznego to tylko niektóre kwestie, które wpływają na powodzenie wydarzenia. Warto jednak poświęcić im sporo uwagi już na etapie tworzenia koncepcji i planowania kolejnych działań. Dzięki temu zaadaptowana przestrzeń będzie sprzyjać atmosferze zdobywania wiedzy oraz budowania nowych kontaktów wśród uczestników szkolenia.
