Zapytaj uczestników dowolnej konferencji, co zapamiętali najlepiej, a rzadko wskażą konkretny slajd z prezentacji. Znacznie częściej padnie odpowiedź o rozmowie przy kawie, o znajomości zawartej w kolejce do bufetu albo o wieczornej dyskusji przy barze, która kilka tygodni później zamieniła się we współpracę. To nie przypadek. Oficjalna część wydarzenia dostarcza wiedzy i ustawia kontekst, ale prawdziwe relacje biznesowe rodzą się w kuluarach, gdy ludzie wychodzą z trybu słuchacza i zaczynają rozmawiać jak równy z równym. Problem w tym, że nie każdy obiekt daje tym rozmowom przestrzeń. W ciasnym budynku z wąskim korytarzem i jednym automatem z kawą networking po prostu się nie wydarzy, bo nie ma gdzie się zatrzymać i porozmawiać bez tłoku.
Od sali szkoleniowej po Lobby Bar, czyli rola przestrzeni nieformalnych w networkingu
Zapytaj uczestników dowolnej konferencji, co zapamiętali najlepiej, a rzadko wskażą konkretny slajd z prezentacji. Znacznie częściej padnie odpowiedź o rozmowie przy kawie, o znajomości zawartej w kolejce do bufetu albo o wieczornej dyskusji przy barze, która kilka tygodni później zamieniła się we współpracę. To nie przypadek. Oficjalna część wydarzenia dostarcza wiedzy i ustawia kontekst, ale prawdziwe relacje biznesowe rodzą się w kuluarach, gdy ludzie wychodzą z trybu słuchacza i zaczynają rozmawiać jak równy z równym. Problem w tym, że nie każdy obiekt daje tym rozmowom przestrzeń. W ciasnym budynku z wąskim korytarzem i jednym automatem z kawą networking po prostu się nie wydarzy, bo nie ma gdzie się zatrzymać i porozmawiać bez tłoku.
Dlaczego kuluary decydują o wartości spotkania
Mechanizm jest dobrze opisany w psychologii kontaktów zawodowych. W trakcie panelu obowiązuje sztywny układ ról: jest prelegent i jest widownia. Bariera między nimi utrudnia swobodną wymianę zdań. Dopiero gdy formalna część się kończy i ludzie przemieszczają się do strefy nieoficjalnej, znika dystans, a rozmowa przestaje być wystąpieniem, a staje się dialogiem. To właśnie wtedy zapadają decyzje o nawiązaniu współpracy, wymianie kontaktów czy umówieniu kolejnego spotkania.
Żeby to mogło zadziałać, przestrzeń musi spełniać kilka warunków. Potrzebne są miejsca, w których można stanąć w małej grupie, nie blokując przejścia. Potrzebny jest punkt z kawą i przekąskami, bo wspólny posiłek naturalnie obniża napięcie i ułatwia rozpoczęcie rozmowy. Przydaje się też strefa, która sygnalizuje zmianę charakteru spotkania na bardziej swobodny, na przykład bar z innym oświetleniem i układem siedzeń niż sala obrad. Architektura obiektu albo te procesy wspiera, albo im przeszkadza, a uczestnicy odczuwają różnicę, nawet jeśli nie potrafią jej nazwać.
Jak przestrzeń Hotelu Lechicka wspiera rozmowy po panelu
Dobrze zaplanowana sala konferencyjna w Poznaniu to dopiero początek. Liczy się również to, co znajduje się tuż za jej drzwiami, bo właśnie tam przenosi się ciężar networkingu, gdy prelegent skończy mówić. Hotel Lechicka zaprojektowano tak, by te dwie warstwy wydarzenia płynnie się uzupełniały.
Do dyspozycji organizatorów jest pięć sal konferencyjnych i szkoleniowych o różnej powierzchni, od kameralnych wnętrz na kilkanaście osób po dużą salę mieszczącą nawet 200 uczestników w ustawieniu teatralnym. Mniejsze przestrzenie świetnie sprawdzają się jako strefy recepcyjne, miejsca na stoiska wystawowe albo kameralne sale do rozmów na uboczu głównego nurtu wydarzenia. Dzięki temu w czasie jednej konferencji można równolegle prowadzić część oficjalną i tworzyć miejsca, w których uczestnicy spotykają się w mniejszym gronie.
Sercem części nieformalnej jest Lobby Bar. To naturalny punkt, w którym ludzie zatrzymują się po wyjściu z sali, sięgają po kawę lub drink i zaczynają rozmowy, na które nie było czasu podczas paneli. Inny rytm tej przestrzeni, swobodniejszy niż w sali obrad, sam w sobie zachęca do mniej oficjalnego tonu. Obok funkcjonuje Restauracja Lechicka, która obsługuje wydarzenia do 120 osób i oferuje dania inspirowane kuchnią polską oraz międzynarodową, w tym opcje wegetariańskie, wegańskie i bezglutenowe. Wspólny lunch czy kolacja po zakończeniu programu to często moment, w którym luźna znajomość przeradza się w konkretne ustalenia biznesowe.
Całość spina logistyka, która usuwa codzienne tarcia. Bezpłatny parking przed obiektem oraz hala garażowa rozwiązują problem dojazdu, a 180 miejsc noclegowych w klimatyzowanych pokojach pozwala zorganizować wydarzenie wielodniowe bez konieczności rozjeżdżania się uczestników po mieście wieczorem. Gdy goście nocują w jednym miejscu, rozmowy nie urywają się wraz z ostatnim panelem, lecz toczą się dalej przy barze czy w restauracji, a to właśnie te godziny bywają najcenniejsze. Lokalizacja przy ul. Lechickiej, w dzielnicy Piątkowo i Winogrady, z dogodnym dojazdem komunikacją miejską i samochodem, sprawia, że obiekt łączy wygodę dotarcia z atmosferą sprzyjającą budowaniu relacji daleko poza salą obrad.
